Öncelikle, bu gruba üye olabilmek için kulüp üyelerimizin bir Google hesabına sahip olması gerekmektedir. Google servislerine geçiş sebebimiz uygulamalarının fonksiyonel ve kullanımının rahat olmasıdır. Grup özelliklerinin tam anlamıyla kullanılabilmesi açısından Google hesabı kullanılması gerekmektedir.

http://www.gmail.com/ adresine girdiğiniz zaman karşınıza çıkan bu sayfada “Sign up for gmail” yazan bağlantıya tıklayarak hesap alma işlemine başlayabiliriz.

Karşımıza çıkan yeni sayfada boşlukları uygun bir şekilde doldurup kullanım şartlarını okuduktan sonra “I accept. Create my account” yazan butona basıp hesap alma işlemini tamamlamış olacağız. Artık kulüp içi iletişim sistemi hesabınızı güle güle kullanabilirsiniz.

Google hesabımızı aldıktan sonra sıra grubumuza üye olma işlemindedir.

Kulüp websitemizin (www.mt.bilkent.edu.tr) ana sayfasında sol alt köşedeki “Bize Katılın” bağlantısına tıkladığınızda karşınıza çıkan kutuya, sisteme giriş için almış olduğunuz e-posta adresinizi yazıp yollayınız. Bu sayede, sistem yöneticilerimiz, gruba giriş talebinizi görecek ve gerekli işlemleri yapacaktır (Sizi gruba ekleme ve takvimi paylaşma).

“Kayıt ol” butonuna bastığınızda karşınıza alttaki gibi bir sayfa gelecek ve bundan sonra yapmanız gereken, sistem yöneticisinin sizi sisteme dahil etmesi ve MT Takvim’e eklemesini beklemektir.

Sistem yöneticisi başvurunuzu işleme aldığında size bir e-posta gelecek ve başvurunuzu onaylamanız istenecektir.

Aldığınız e-postadaki bağlantıya tıklayıp grup sayfasına yönlendirildiğinizde sizden gruba giriş sorumuza cevap vermeniz istenecektir.

Sayfadaki boşluğu doldurup yolladığınız zaman, başvuru talebinizin son basamağını da tamamlamış olacaksınız ve bundan sonra gelen e-posta gruba kabul olduğunuzu haber verecektir.Artık hesabınızla sisteme giriş yapabilirsiniz.

İletişim grubumuzun önemli bir elemanı da etkinlik takvimidir. MT Takvim sayesinde etkinlik tarihlerini rahatlıkla öğrenebilir, haftalık ve aylık program yaparken kulüp organizasyonlarını da rahatlıkla takip edebilir, görüş belirtebilirsiniz. Siz iletişim grubumuza kabul edilir edilmez, grup yöneticimiz tarafından hesabınıza takvimi kullanabilmeniz için bir e-posta yollanacaktır.

MT Takvim uygulamasına e-posta hesap sayfanızın sol üst köşesindeki bağlantı listesindeki “Calendar”dan ulaşabilirsiniz. Ancak az önce de dediğimiz gibi, iletişim grubumuzun takvimine ulaşabilmeniz için takvim yöneticimizden hesabınıza davet e-postası gelmelidir. Bu e-postada “Takviminizi görüntüleyin” bağlantısından takvimimize ilk girişinizi yapabilir, etkinliklerimizi görebilirsiniz. Takvim listesine eklendikten sonra, istediğiniz zaman “calendar” linkinden grup takvimimizi görüntüleyebilirsiniz.

Grup içinde belirli bir düzeni sağlamak, tanınmayı kolaylaştırmak ve iletişim açısından sorun çıkmasını engellemek amacıyla üyelerimizin profil bilgileri büyük önem taşımaktadır. Bu sebeple üyelik bilgilerinde ortak bir düzen uygulanmasına karar verilmiştir ve tüm üyelerimizden bu düzene uymalarını beklemekteyiz. Bu ayarları genel profil ayarlarından ve grup ana sayfasındaki “Üyeliğimi düzenle” bağlantısından yapacağız.

Grup üyeliğini düzenleme başlığı altında grupla ilgili haberlerin e-postalarının ne sıklıkla gelmesini istediğinizi seçebilir ve rumuzunuzu düzenleyebilirsiniz (Rumuz için grup olarak önerimiz, üstte da görebileceğiniz gibi ad ve soyadın büyük harfle başlaması ve diğer harflerin küçük olmasıdır. Grup üyelerinin rahatça tanınması açısından farklı rumuzlar kullanılmasına izin verilmeyecektir). Ayarları kaydettikten sonra sıra genel profil ayarlarınızı düzenlemeye geliyor.

Grup sayfasını açtığınız zaman sağ üst köşede sıralı olan bağlantılardan “Profil”e tıkladığınız zaman gruplarda görünen profilinizi düzenleyebilirsiniz. Bu bağlantıda önce karşınıza profilinizin nasıl görüntülendiği gösterilir; o sayfada da solda “Profilim” başlığının yanındaki “düzenle” bağlantısına tıklayarak profilinizi düzenleyebilirsiniz.

Burada boşlukları uygun şekilde doldurabileceğiniz gibi, sizden bir beklentimiz de profilinize bir resim eklemenizdir. Sayfanın başında “Grup Fotoğrafınız olarak kullanmak için bir resim seçin” bağlantısına giderek uygun bir fotoğrafınızı (sembolik resimler, çizgi film karakteri, vb. resimler kabul edilmeyecektir) yükleyiniz. Bilgileri doldurma ve resim yükleme işlemini tamamladıktan sonra, bu sayfanın sonundaki “Kaydet” butonunu tıklayarak ayarlarınızı son haline kavuşturmuş olacaksınız.

Websitemizin ana sayfasında, alt orta bölümde “Kulüp İçi İletişim Sistemi” adlı bağlantıya tıklayarak ya da doğrudan grup sayfasını açarak sistemin ana sayfasını görebilirsiniz.

Grubumuzun ana sayfası üstte gördüğünüz gibidir ve burada gruba yüklenen dosyaları (logo, kurallar, örnek e-posta, sözleşme, vb.), tartışma konularını, üye listesini ve çeşitli diğer bilgileri bulabilirsiniz.

Ana sayfada görmüş olduğunuz “Sayfalar” başlığı altında “yapılacak işler listesi” bulunmaktadır ve bu listede kategorilere ayrılmış bir biçimde görevlerin isimleri ve bu görevlerle ilgilenen kişileri görebilirsiniz. Bu sayfa sayesinde kulüp işleri bir başlık altında kolayca takip edilebilecek ve görevlerin sorumlularından daha rahat haberdar olacağız.

“Sayfalar” bölümünün bir diğer ana unsuru da “Kulüp içi iletişim sistemi kuralları”dır. Bu başlıkta iletişim sistemini kullanırken uymamız gerekenlerin bir listesini bulabilirsiniz. Önceki kısımlarda da söylediğimiz gibi, sağlıklı bir iletişim için bu kurallara uyulmasını tüm üyelerimizden beklemekteyiz.

Yine aynı bölümde görebileceğiniz “Görev Dağılımı” sayfasında ise her organizasyonda kimlerin sorumluluk aldığını görebilirsiniz. Bu sayede organizasyon takımları birbirlerinden daha iyi bir şekilde haberdar olabilecek, ayrıca organizasyonlarda görev almak da daha kolaylaşacak.

Üstte gördüğünüz gibi takvim ana sayfasında kendi kişisel takviminizi, grup takvimini, kullandığınız diğer takvimleri veya hepsini bir arada görüntüleyebilirsiniz. Soldaki takvimler listesinde takvimlerinizin altındaki “ayarlar” seçeneğinden kullandığınız takvimleri ve takvimlerinizdeki değişiklikler ile ilgili bildirim mesajı ayarlarınızı değiştirebilir, yeni takvim oluşturabilirsiniz.

NOT: Takvim ayarlarına geçmeden önce, etkinlikleri daha kolay takip edebilmek ve unutmayı önlemek açısından Google’ın ücretsiz SMS aracılığıyla bildirim sistemini kullanmanızı öneriyoruz. Alttaki resimde de görebileceğiniz üzere bildirim ayarlarının altında “Cep telefonunuzu bildirim alacak şekilde ayarlayın” bağlantısıyla gideceğiniz sayfada uygun boşluğa telefon numaranızı girip “Doğrulama kodu gönder” dediğiniz zaman telefonunuza gelen şifreyi “doğrulama kodu” boşluğuna yazıp “Kurulumu bitir” butonuna basınız.

Artık telefonunuz SMS bildirimleri almaya hazır durumda.

Takvimler ana sayfasında “Diğer takvimler” başlığı altında “MT Takvim”i seçip altta da “Ayarlar” bağlantısına tıkladığınız zaman gelen sayfadan bildirim ayarlarımızı yapacağız.

“Etkinlik Hatırlatıcıları” kısmında uyarılarınızı ne şekilde ve ne sıklıkta almak istediğinize karar verebilirsiniz. “Hatırlatıcı ekle” seçeneğinden sms, pop-up ya da e-posta yoluyla ne zamanlarda uyarı almak istediğinizi ayarlayabilirsiniz (En fazla 5 hakkınız var). “Size ne yolla bildirim gönderilmesini istiyorsunuz” başlığından da hangi değişiklikler için ne şekilde uyarı almak istediğinizi belirtebilirsiniz. Bu ayarları da kaydettiğiniz zaman artık istediğiniz sıklıkta ve istediğiniz şekilde etkinlik bildirimlerimizi almaya hazırsınız demektir.

Takviminizi ister Google hesabınızın sayfasından, isterseniz KİS anasayfasındaki bağlantıdan açabilirsiniz.

MT Takvim oldukça sade, kullanımı kolay bir uygulamadır.Rahatlıkla etkinlikleri görebilir, yenilerini ekleyebilir ya da istediklerinizi iptal edebilirsiniz.

Etkinlik bilgisini eklemek için, organizasyonun olacağı tarihin olduğu sütunda uygun saate denk gelen boşluğa tıkladığınız zamann, üstte gördüğünüz gibi bir baloncuk çıkacaktır. Etkinliğin adını yazıp, takvim olarak "MT Takvim"i seçtikten sonra "Etkinlik oluştur" butonuna tıklayarak işleminizi tamamlayabilirsiniz. Dilerseniz aynı baloncuktaki "Etkinlik ayarlarını düzenle" bağlantsından diğer etkinlik bilgilerini de değiştirebilirsiniz.

Eklenmiş olan bir etkinliği iptal etmek için de, etkinliğin göründüğü kutucuğun üstüne tıklayınca çıkan baloncukta "Sil" butonuna basıp işlemi onaylamanız yeterlidir.